Adsys
Freiwilligendienste
Den Freiwilligendienst komfortabel verwalten
Das Programmsystem ADSYS Freiwilligendienste wurde für die Träger und Einrichtungen von Freiwilligendiensten entwickelt und ist bereits seit vielen Jahren bei mittlerweile über 130 Anwendern bundesweit im Einsatz.
Es umfasst von der Datenverwaltung über die Durchführung des Bewerbungsverfahrens bis hin zu Statistiken alle wesentlichen Funktionen, die für eine schnelle und komfortable Abwicklung der Verwaltungsarbeiten rund um das Freiwillige Soziale Jahr (FSJ), das Freiwillige Ökologische Jahr (FÖJ), den Bundesfreiwilligendienst (BFD) und andere Arten von Freiwilligendiensten benötigt werden.
Das Programmsystem wurde von der Firma DSE entwickelt. Bei der Konzeption des Programmsystems griff DSE auf die langjährigen Erfahrungen mit dem Einsatz seiner Programmsysteme im Zivildienstbereich der Wohlfahrtsverbände zurück. Im Jahr 2015 übernahm die Firma TD Software.Systems GmbH die weitere Wartung und Pflege des Programmsystems.
Das Programmsystem ADSYS Freiwilligendienste lässt sich aufgrund seiner Flexibilität für alle Arten von Freiwilligendiensten (FSJ, FÖJ, BFD, Auslandsdienste etc.), aber auch für andere Kurzzeitdienste (Praktika, Ehrenamt etc.) einsetzen.
ADSYS Freiwilligendienste bietet Ihnen
unter anderem:
- eine komfortable Datenverwaltung
- Dokument-Verwaltung integriert
- die Verwaltung unterschiedlicher Dienstarten
- vielfältige Formen von Listen und Etiketten von Einsatzstellen, Freiwilligen, Seminar- und Teilnehmerlisten
- verschiedene statistische Auswertungen
- die voll automatisierte Serienbrieferstellung mit Microsoft WORD im Einzel- und Blockmodus
- die Möglichkeit zur Zusammenfassung von verschiedenen Dokumenten und Anschreiben zu Dokumentpaketen und deren automatisierter Druck
- die Archivierung ausgehender Schreiben und Dokumente
- eine komfortable Urlaubs- und Krankheits-Tage-Verwaltung von Freiwilligen
- die Möglichkeit der Erstellung von Umlage-Rechnungen an die Einsatzstellen.
Zusatzmodule
Folgend finden Sie eine Auflistung der aktuellen Zusatzmodule für
ADSYS Freiwilligendienste
Web-Anwendungen
Das Zusatzmodul Web-Anwendungen wird in Zukunft von unserer neuen Produktreihe Freiwillig24 ersetzt.
Online-Seminaranmeldung
Das Zusatzmodul Online-Seminaranmeldung wird in Zukunft von unserer neuen Produktreihe Freiwillig24 ersetzt.
SEPA-Lastschriften
Das Zusatzmodul “SEPA-Lastschriften” bietet Ihnen die Möglichkeit über das Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste” den Lastschrifteinzug von Einsatzstellen-Umlagen-Rechnungen abzuwickeln. Somit können Sie einmalige sowie wiederkehrende Zahlungen verwalten.
- Erzeugung von Mandaten einzeln- und blockweise
- Speicherung mit diversen Zusatzinformationen
- Verwaltung von Einmal- und Dauer-Mandaten
- Vorankündigungen für Lastschrift-Einzüge
- Automatische Löschung abgelaufener Mandate
- Listendruck aller bestehenden Mandate
- Erzeugung von Zahlungsverkehrs-Dateien im SEPA-Format
- Ausdruck der SEPA-Lastschrift-Mandate
Bewerbungsgesprächs-Verwaltung
Das Zusatzmodul “Bewerbungsgesprächs-Verwaltung” bietet Ihnen die Möglichkeit, durch das Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste”, Bewerbungsgesprächstermine zu erstellen und Bewerber bzw. Dienstleistende diesen zuordnen zu können. Dies dient als Basis für Teilnehmerlisten und Anschreiben (wie z.B. Einladungen) der betreffenden Dienstleistenden. Für jeden Gesprächstermin können sie Infos wie Kurzbezeichnung, genaue Adresse, Datum, Uhrzeit und maximale Teilnehmeranzahl hinterlegen.
- Erstellen von Bewerbungsgesprächsterminen
- Zuordnen von Bewerbern/Dienstleistenden zu Terminen einzeln und blockweise
- Dienstleistende/Bewerber müssen hierzu keiner Einsatzstelle zugeordnet sein
- Zugriff über Veranstaltung oder Teilnehmer
- Speicherung der Anwesenheit pro Termin und Teilnehmer
- Drucken von Stammdaten- sowieso Veranstaltungsteilnehmer-Listen
- Anschreibenprogramm für Veranstaltungsteilnehmer mit Zugriff auf Stammdaten über Seriendruckfelder
- Verwendbar für alle anderen Arten von Veranstaltungen
Tapi-Telefonie
Das Zusatzmodul “Tapi-Telefonie” bietet Ihnen die Möglichkeit direkt aus dem Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste” heraus, per Mausklick die in den Daten gespeicherten Telefonnummern (Einsatzstellen, Dienstleistende und Sonstige Adressen) anzurufen. Eingehende Anrufe werden im Systemtray (Statusleiste rechts unten im Bildschirm) in einem Hinweisfenster signalisiert und wenn die eingehende Rufnummer im Datenstamm enthalten ist, wird der Anrufer auch namentlich identifiziert.
- Anruf per Mausklick
- Anzeige von eingehenden Anrufen mit Anrufer-Infos
- Blau gefärbte Darstellung von Telefonnummern im Programmsystem
- Selbsttätige Herstellung der Verbindung in separatem Programm
- Listenansicht aller ein- und ausgegangenen Anrufe mit Statusanzeige, Uhrzeit und allen weiteren wichtigen Infos
- Vollständige Weiterarbeit im Programmsystem während eines Telefonats möglich
- Ein Klick zum Öffnen des zugehörigen Datensatzes des Anrufers
- Favoritenliste anlegen und nutzen
Träger-Verwaltung
Das Zusatzmodul “Träger-Verwaltung” bietet Ihnen die Möglichkeit, das Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste” um Träger-Stammdaten zu erweitern. Somit kann jeder Datensatz (Freiwillige, Einsatzstellen und Seminare) einem Träger zugeordnet werden. Anhand dieser Verknüpfung können Auswertungen, Listen und Anschreiben selektiert werden.
- Menüpunkt Datenpflege->Träger wird freigeschaltet
- In anderen Stammdaten kann die Zuordnung zum Träger hergestellt werden
- Die Textverarbeitung wird um den Punkt “Träger-Anschreiben” erweitert, sodass E-Mails und Anschreiben
an die Träger erzeugt werden können - Selektionsmasken werden um die Trägerdaten erweitert, dass Auswertungen, Listen und Statistiken über
Träger-Kriterien möglich sind - Kontingentierung und Listen/Statistiken werden um das Träger-Kontingent erweitert
- Eine Eingabe und Ausgabe für trägerspezifische Soll- und Ist-Kontingente werden hinzugefügt
Verwaltung BAFzA-Zuschüsse / Bildungspauschale BFD
Das Zusatzmodul “Verwaltung BAFzA-Zuschüsse-Bildungspauschale BFD” erweitert das Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste” um die Erfassung und Verwaltung der Fördermittel für die pädagogische Begleitung.
Für den BFD können die vom BAFzA übermittelten monatlichen Listen mit den dortigen Angaben zu den Einsatzstellen und Freiwilligen automatisiert übernommen werden.
Die zugewiesenen Mittel sind pro Freiwilligem jederzeit einsehbar.
- Import der BAFzA-Zahlungsdateien
- Automatische Zuordnung anhand der Freiwilligen-ID möglich
- Soll- und Ist-Buchungsübersicht für einzelne Freiwillige
- Manuelle Ergänzung, Umbuchung, und Löschung von Zahlungen
- Gesamtübersicht der Zahlungseingänge vom BAFzA
- Soll-Berechnung der Zuschüsse anhand speziell für Sie angepasster Parameter
Zeugnisgenerator
Das Zusatzmodul “Zeugnisgenerator” ermöglicht die dynamische Erzeugung von individuellen Zeugnissen für Freiwillige.
- Bis zu 100 individuelle Bewertungskriterien
- Pro Kriterium bis zu 10 freie oder geschlechtsspezifische Bewertungspunkte hinterlegbar
- Voller Bearbeitungsumfang mit Microsoft Word möglich
- Kompletter Zugriff auf Seriendruckfelder der Freiwilligen
- Für jeden Zeugnisvorgang können beliebig viele hinterlegte Kriterien bewertet werden