ADSYS

freiwilligendienste

Das Programmsystem ADSYS Freiwilligendienste wurde für die Träger und Einrichtungen von Freiwilligendiensten entwickelt und ist bereits seit vielen Jahren bei mittlerweile über 130 Anwendern bundesweit im Einsatz. Es umfasst von der Datenverwaltung über die Durchführung des Bewerbungsverfahrens bis hin zu Statistiken alle wesentlichen Funktionen, die für eine schnelle und komfortable Abwicklung der Verwaltungsarbeiten rund um das Freiwillige Soziale Jahr (FSJ), das Freiwillige Ökologische Jahr (FÖJ), den Bundesfreiwilligendienst (BFD) und andere Arten von Freiwilligendiensten benötigt werden. Das Programmsystem wurde von der Firma DSE entwickelt. Bei der Konzeption des Programmsystems griff DSE auf die langjährigen Erfahrungen mit dem Einsatz seiner Programmsysteme im Zivildienstbereich der Wohlfahrtsverbände zurück. Im Jahr 2015 übernahm die Firma TD Software.Systems GmbH die weitere Wartung und Pflege des Programmsystems.
Das Programmsystem ADSYS Freiwilligendienste lässt sich aufgrund seiner Flexibilität für alle Arten von Freiwilligendiensten (FSJ, FÖJ, BFD, Auslandsdienste etc.), aber auch für andere Kurzzeitdienste (Praktika, Ehrenamt etc.) einsetzen. Das Programmsystem bietet Ihnen unter anderem:

  • eine komfortable Datenverwaltung
  • die Verwaltung unterschiedlicher Dienstarten
  • vielfältige Formen von Listen und Etiketten von Einsatzstellen, Freiwilligen, Seminar- und Teilnehmerlisten
  • verschiedene statistische Auswertungen
  • die voll automatisierte Serienbrieferstellung mit Microsoft WORD im Einzel- und Blockmodus
  • die Möglichkeit zur Zusammenfassung von verschiedenen Dokumenten und Anschreiben zu Dokumentpaketen und deren automatisierter Druck
  • die Archivierung ausgehender Schreiben und Dokumente
  • eine komfortable Urlaubs- und Krankheits-Tage-Verwaltung von Freiwilligen
  • die Möglichkeit der Erstellung von Umlage-Rechnungen an die Einsatzstellen.

Zusatzmodule

Folgend finden Sie eine Auflistung der aktuellen Zusatzmodule für

ADSYS Freiwilligendienste 

Web-Anwendungen

Das Zusatzmodul “Web-Anwendungen” beinhaltet verschiedene Funktionen, die je nach Anwenderwunsch ganz oder teilweise genutzt werden können.
Im Einzelnen handelt es sich um folgende Funktionen:

Internet-Freiplatzsuche

Internet-Bewerbung

Einsatzstellen-Übersicht

Die Internet-Freiplatzsuche bietet Interessenten, die einen Platz in einem Freiwilligendienst suchen, die Möglichkeit, über das Internet nach diversen Selektionsmerkmalen freie Plätze zu suchen. Das Modul liefert eine Liste aller gefundenen Einsatzplätze mit folgenden Angaben: Komplette Adresse der Einsatzstelle (optional) mit Kontaktdaten und Ansprechperson, Einsatzstellen-Art und verschiedene Angaben zum Einsatzplatz.
Diese Informationen können als Liste ausgedruckt oder per E-Mail automatisch an den Anfragenden verschickt werden. Die anonymen Daten der Anfragenden können benutzt werden, um sich einen Überblick über die erfolgten Suchanfragen zu verschaffen bzw. sie auszuwerten.

Die Internet-Bewerbung bietet Interessenten für Freiwilligendienste die Möglichkeit, sich bei Ihnen über ein Formular im Internet um einen Platz in einem Ihrer Freiwilligendienste zu bewerben. Grundlage hierfür bietet ein Individuell an Ihre Bedürfnisse angepasstes Onlineformular. Somit ist eine Gestaltung im Stil Ihrer eigenen Webseite und eine Auswahl der von Ihnen benötigten Infos zur Abfrage jederzeit möglich. Des Weiteren erlaubt das Online-Formular auch das Hochladen von Bewerber-Dokumenten, wie z.B. Lebenslauf, Passbild und Zeugnisse. Bewerber sowie Anwender können über den erfolgreichen Eingang einer Bewerbung automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, sodass Sie jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand eingegangener Bewerbungen haben. Zum Einrechnen der Bewerberdaten bietet das Programmsystem die passwortgeschützte Funktion “Automatisierter Download- und Importverfahren”. Während dieses Verfahrens werden die Hochgeladenen Daten und Dokumente dauerhaft gespeichert. ADSYS bietet desweiteren die Möglichkeit, zur Verwaltung eingegangener Bewerbungen, Bewerberlisten und Bewerberstammblätter auszudrucken.

Die Einsatzstellen-Übersicht ist eine Funktion, die nur den Einsatzstellen zur Verfügung steht. Sie bietet eine Übersicht über die vorhanden Plätze und die Dienstleistenden-Belegung der Einsatzstelle. Der Zugang ist nur gesichert möglich und erfordert einen Benutzername sowie ein Passwort. Die Übersicht ist weitgehend analog zur Einsatzstellen-Übersicht in “ADSYS Freiwilligendienste” gestaltet. Pro Platz und Dienstleistendem gibt es eine Detail-Anzeige in der die jeweiligen Daten zur Verfügung stehen. Ein Ausdruck einzelner sowie der gesamten Einsatzstellen-Übersicht ist möglich.

SEPA-Lastschriften

Das Zusatzmodul “SEPA-Lastschriften” bietet Ihnen die Möglichkeit über das Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste” den Lastschrifteinzug von Einsatzstellen-Umlagen-Rechnungen abzuwickeln. Somit können Sie einmalige sowie wiederkehrende Zahlungen verwalten.

  • Erzeugung von Mandaten einzeln- und blockweise
  • Speicherung mit diversen Zusatzinformationen
  • Verwaltung von Einmal- und Dauer-Mandaten
  • Vorankündigungen für Lastschrift-Einzüge
  • Automatische Löschung abgelaufener Mandate
  • Listendruck aller bestehenden Mandate
  • Erzeugung von Zahlungsverkehrs-Dateien im SEPA-Format
  • Ausdruck der SEPA-Lastschrift-Mandate

Dokument-Verwaltung

Das Zusatzmodul “Dokument-Verwaltung” bietet Ihnen die Möglichkeit, über das Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste” beliebige Dokumente direkt den Einsatzstellen, Dienstleistenden oder Seminaren zuzuordnen und dauerhaft zu speichern.
Ein Zugriff auf diese Dokumente ist jederzeit direkt aus der jeweiligen Auswahlmaske möglich.

  • Sogenanntes “Dokument-Capture” als Kern, der:
  • aus einem festgelegten Ordner automatisch das Zuordnungs-Formular öffnet und Dokumente
    speichert
  • eingehende E-Mails direkt aus Ihrem E-Mail-Client zuordnet (mit Voreingabe der Stammdaten bei
    bekannter Absender-Adresse)
  • automatisch eingescannte Dokumente zuordnen kann
  • manuelle Zuordnung über eine Dateiauswahl ermöglicht
  • Sichtung aller gespeicherten Dokumente
  • Bearbeitung vieler Dokument-Arten (Word-Dokumente, Excel Tabellen etc.)

Bewerbungsgesprächs-Verwaltung

Das Zusatzmodul “Bewerbungsgesprächs-Verwaltung” bietet Ihnen die Möglichkeit, durch das Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste”, Bewerbungsgesprächstermine zu erstellen und Bewerber bzw. Dienstleistende diesen zuordnen zu können. Dies dient als Basis für Teilnehmerlisten und Anschreiben (wie z.B. Einladungen) der betreffenden Dienstleistenden. Für jeden Gesprächstermin können sie Infos wie Kurzbezeichnung, genaue Adresse, Datum, Uhrzeit und maximale Teilnehmeranzahl hinterlegen.

  • Erstellen von Bewerbungsgesprächsterminen
  •  Zuordnen von Bewerbern/Dienstleistenden zu Terminen einzeln und blockweise
  • Dienstleistende/Bewerber müssen hierzu keiner Einsatzstelle zugeordnet sein
  • Zugriff über Veranstaltung oder Teilnehmer
  • Speicherung der Anwesenheit pro Termin und Teilnehmer
  • Drucken von Stammdaten- sowieso Veranstaltungsteilnehmer-Listen
  • Anschreibenprogramm für Veranstaltungsteilnehmer mit Zugriff auf Stammdaten über Seriendruckfelder
  • Verwendbar für alle anderen Arten von Veranstaltungen

Online-Seminaranmeldung

Hierbei handelt es sich um eine Erweiterung der Web-Anwendungen für ADSYS Freiwilligendienste (bzw. für Web-Anwendungen Light für ADSYS Freiwilligendienste), mit der die Freiwilligen sich online zu Seminaren anmelden können.
Auf einer frei zugänglichen Übersichtsseite, werden alle Seminare angezeigt (dabei besteht die Möglichkeit die anzuzeigenden Seminare nach Seminarart und Kurs/Jahrgangart zu filtern).
Die Freiwilligen erhalten einen eigenen Online-Zugang und können sich online an Seminare anmelden (zusätzlich werden die eigenen Seminare angezeigt und es besteht die Möglichkeit sich zusätzlich zu Ausweichseminaren anzumelden).

  • Übersichtsseite der Seminare
  • Online-Darstellung von Memotextfeldern
  • Anmeldung von Freiwilligen an Seminare
  • Ausweichseminare
  • Bestätigungsmail
  • Unterlagenart
    Die Datengrundlage dazu bietet die bereits vorhandene Webdatenbank, die über die Programmfunktionen des Daten-Uploads und Daten-Downloads aktuell gehalten wird.

Tapi-Telefonie

Das Zusatzmodul “Tapi-Telefonie” bietet Ihnen die Möglichkeit direkt aus dem Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste” heraus, per Mausklick die in den Daten gespeicherten Telefonnummern (Einsatzstellen, Dienstleistende und Sonstige Adressen) anzurufen. Eingehende Anrufe werden im Systemtray (Statusleiste rechts unten im Bildschirm) in einem Hinweisfenster signalisiert und wenn die eingehende Rufnummer im Datenstamm enthalten ist, wird der Anrufer auch namentlich identifiziert.

  • Anruf per Mausklick
  • Anzeige von eingehenden Anrufen mit Anrufer-Infos
  • Blau gefärbte Darstellung von Telefonnummern im Programmsystem
  • Selbsttätige Herstellung der Verbindung in separatem Programm
  • Listenansicht aller ein- und ausgegangenen Anrufe mit Statusanzeige,
    Uhrzeit und allen weiteren wichtigen Infos
  • Vollständige Weiterarbeit im Programmsystem während eines Telefonats möglich
  • Ein Klick zum Öffnen des zugehörigen Datensatzes des Anrufers
  • Favoritenliste anlegen und nutzen

Träger-Verwaltung

Das Zusatzmodul “Träger-Verwaltung” bietet Ihnen die Möglichkeit, das Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste” um Träger-Stammdaten zu erweitern. Somit kann jeder Datensatz (Freiwillige, Einsatzstellen und Seminare) einem Träger zugeordnet werden. Anhand dieser Verknüpfung können Auswertungen, Listen und Anschreiben selektiert werden.

  • Menüpunkt Datenpflege->Träger wird freigeschaltet
  • In anderen Stammdaten kann die Zuordnung zum Träger hergestellt werden
  • Die Textverarbeitung wird um den Punkt “Träger-Anschreiben” erweitert, sodass E-Mails und Anschreiben
    an die Träger erzeugt werden können
  • Selektionsmasken werden um die Trägerdaten erweitert, dass Auswertungen, Listen und Statistiken über
    Träger-Kriterien möglich sind
  • Kontingentierung und Listen/Statistiken werden um das Träger-Kontingent erweitert
  • Eine Eingabe und Ausgabe für trägerspezifische Soll- und Ist-Kontingente werden hinzugefügt

Verwaltung BAFzA-Zuschüsse / Bildungspauschale BFD

Das Zusatzmodul “Verwaltung BAFzA-Zuschüsse-Bildungspauschale BFD” erweitert das Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste” um die Erfassung und Verwaltung der Fördermittel für die pädagogische Begleitung.
Für den BFD können die vom BAFzA übermittelten monatlichen Listen mit den dortigen Angaben zu den Einsatzstellen und Freiwilligen automatisiert übernommen werden.
Die zugewiesenen Mittel sind pro Freiwilligem jederzeit einsehbar.

  • Import der BAFzA-Zahlungsdateien
  • Automatische Zuordnung anhand der Freiwilligen-ID möglich
  • Soll- und Ist-Buchungsübersicht für einzelne Freiwillige
  • Manuelle Ergänzung, Umbuchung, und Löschung von Zahlungen
  • Gesamtübersicht der Zahlungseingänge vom BAFzA
  • Soll-Berechnung der Zuschüsse anhand speziell für Sie angepasster Parameter

Web-Anwendungen Light

Das Zusatzmodul “Web-Anwendungen Light” umfasst die Einrichtung einer Web-Datenbank für das Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste” und ist die Voraussetzung für eine reibungslose Datenübermittlung von Trägern zu ihren Zentralstellen.
Alle in ADSYS Freiwilligendienste vorgenommenen Datenerfassungen und –änderungen werden über ein einfaches Daten-Upload-Verfahren in die Web-Datenbank des Trägers übernommen.
Die weitere Datenübermittlung zur Zentralstelle erfolgt durch eine automatische Übernahme dieser Datenänderungen aus den Web-Datenbanken der Träger per täglichem „Rundruf“. Dieser Prozess erfolgt vollautomatisiert durch die Zentralstelle.

  • Die Web-Datenbank ist öffentlich nicht zugänglich und alle sensiblen Daten werden in der Web-Datenbank
    verschlüsselt abgelegt. Dies betrifft insbesondere die personenbezogenen Dienstleistenden- und
    Bewerber-Daten (Name, Adresse, Telefon-Nummer, E-Mail-Adresse etc.).
  • Der gesamte Datenverkehr innerhalb der Internet-Anwendung ist durch eine SSL-Verschlüsselung
    abhörsicher.

Zeugnisgenerator

Das Zusatzmodul “Zeugnisgenerator” ermöglicht die dynamische Erzeugung von individuellen Zeugnissen für Freiwillige.

  • Bis zu 100 individuelle Bewertungskriterien
  • Pro Kriterium bis zu 10 freie oder geschlechtsspezifische Bewertungspunkte hinterlegbar
  • Voller Bearbeitungsumfang mit Microsoft Word möglich
  • Kompletter Zugriff auf Seriendruckfelder der Freiwilligen
  • Für jeden Zeugnisvorgang können beliebig viele hinterlegte Kriterien bewertet werden

Sie haben Fragen, Wünsche oder Anregungen?​

Email: support@td-softwaresystems.de

Tel.: +49 (0) 6106 / 77309 – 10



Ihre Daten werden gemäß unserer Datenschutzerklärung erhoben und verarbeitet.

Wir benutzen Cookies um die Nutzerfreundlichkeit der Webseite zu verbessen. Durch Deinen Besuch stimmst Du dem zu.