ADSYS PHDPro

Spenden- und Mitgliederverwaltung

Spenden- und Mitgliederdaten sicher verarbeiten

ADSYS PHDPro / Spenden- und Mitgliederverwaltung ist eine für Verbände und Einrichtungen im sozialen Bereich zugeschnittene Lösung für die Verwaltung aller Daten rund um die Mitglieder und Spendeneinnahmen.

Es ist ebenso wie ADSYS PHDPro ein modularisiertes Programmsystem auf Basis eines Kunden-Verwaltungs-Systems. Unter Kunden sind in dieser Version Mitglieder, Spender und sonstige Adressaten zu verstehen.

ADSYS PHDPro / Spenden- und Mitgliederverwaltung bietet zahlreiche Funktionen, die eine übersichtliche und komfortable Verwaltung der erfassten Daten ermöglichen. Unter anderem gehören Vorgänge im Bereich der Beitragszahlungen, Spenden-Eingänge, Statistiken und auch die eingebundene Textverarbeitung dazu.

ADSYS PHDPro Spenden- und

Mitgliederverwaltung bietet Ihnen

unter anderem:

  • Komfortable Datenverwaltung
  • Mitglieder-Verwaltung in Form eines CRM-Systems (Kundenbeziehungsmanagement)
  • Serienanschreiben und Serienmails
  • Archivierung eingehender und ausgehender Dokumente
  • Übersicht über alle Finanzbewegungen (Mitgliedsbeiträge und/oder Spenden) je Mitglied/Spender
  • Vielfältige Formen von Listen und Auswertungen zu Stammdaten
  • Diverse Statistiken für Verkaufsvorgänge, z.B. „Anzeige der Gesamt-Monatsumsätze“
  • Voll automatisierte Serienbrieferstellung mit Microsoft WORD im Einzel- und Blockmodus

Zusatzmodule

Folgend finden Sie eine Auflistung der aktuellen Zusatzmodule für

ADSYS PHDPro / Spenden- und Mitgliederverwaltung

Dokument-Verwaltung

Das Zusatzmodul “Dokument-Verwaltung” bietet Ihnen die Möglichkeit, über das Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste” beliebige Dokumente direkt den Einsatzstellen, Dienstleistenden oder Seminaren zuzuordnen und dauerhaft zu speichern.
Ein Zugriff auf diese Dokumente ist jederzeit direkt aus der jeweiligen Auswahlmaske möglich.

Sogenanntes “Dokument-Capture” als Kern, der:

  • aus einem festgelegten Ordner automatisch das Zuordnungs-Formular öffnet und Dokumente
    speichert
  • eingehende E-Mails direkt aus Ihrem E-Mail-Client zuordnet (mit Voreingabe der Stammdaten bei
    bekannter Absender-Adresse)
  • automatisch eingescannte Dokumente zuordnen kann
  • manuelle Zuordnung über eine Dateiauswahl ermöglicht
  • Sichtung aller gespeicherten Dokumente
  • Bearbeitung vieler Dokument-Arten (Word-Dokumente, Excel Tabellen etc.)

Tapi-Telefonie

Das Zusatzmodul “Tapi-Telefonie” bietet Ihnen die Möglichkeit direkt aus dem Programmsystem “ADSYS Freiwilligendienste” heraus, per Mausklick die in den Daten gespeicherten Telefonnummern (Einsatzstellen, Dienstleistende und Sonstige Adressen) anzurufen. Eingehende Anrufe werden im Systemtray (Statusleiste rechts unten im Bildschirm) in einem Hinweisfenster signalisiert und wenn die eingehende Rufnummer im Datenstamm enthalten ist, wird der Anrufer auch namentlich identifiziert.

  • Anruf per Mausklick
  • Anzeige von eingehenden Anrufen mit Anrufer-Infos
  • Blau gefärbte Darstellung von Telefonnummern im Programmsystem
  • Selbsttätige Herstellung der Verbindung in separatem Programm
  • Listenansicht aller ein- und ausgegangenen Anrufe mit Statusanzeige, Uhrzeit und allen weiteren wichtigen Infos
  • Vollständige Weiterarbeit im Programmsystem während eines Telefonats möglich
  • Ein Klick zum Öffnen des zugehörigen Datensatzes des Anrufers
  • Favoritenliste anlegen und nutzen

OV-Abrechnung Mitgliedsbeiträge

Bei den Kreisverbänden stehen den Ortsvereinen (OVs) in der Regel ein Teil (x Prozent) oder der Gesamtumfang (100 Prozent) der Mitgliedsbeiträge zu. Deshalb muss – je nach Usus beim jeweiligen Kreisverband – eine monatliche oder quartalsweise Abrechnung der den OVs zustehenden Mitgliedsbeiträge erfolgen und den OVs die entsprechenden Beträge überwiesen werden. Beide Aktionen können mit diesem Zusatzmodul über ADSYS PHDPro automatisiert abgewickelt werden.

  • automatische Errechnung des OV-Anteils je gewählten Zeitraums
  • Einfache Erfassung wichtiger Daten über die Selektionsmaske
  • Automatisches Anlegen von Rechnungen oder Gutschriften bei Differenz von Soll-Betrag und bereits berechneten Beträgen
  • Monatliche oder quartalsweise Abrechnung wählbar

Dokument-Info-System

Das Dokument-Info-System soll den internen Papierverkehr im Betrieb ablösen und eine einfachere, schnellere und kostengünstigere Kommunikation unter den MitarbeiterInnen ermöglichen. Dokumente können als PDF unkompliziert an eine ausgewählte Gruppe, einzelne Personen oder das gesamte Team verteilt werden. Eine Übersicht ermöglicht es jedem einzelnen die noch offenen Dokumente zu sichten und zu kommentieren.

  • Verteilung wichtiger Dokumente ohne Papierverbrauch
  • durch eine Adressaten-Zuordnung können gezielt bestimmte Personen ausgewählt werden
  • 2 Arten von Dokumentverteilung: zur reinen Information oder mit Rückmeldung bzw. Korrekturen
  • Textfeld für kurze Nachrichten, die wichtige Informationen zum Dokument enthalten
  • Angabe des spätesten Rückmeldetermins
  • Jeder Bearbeiter hat eine eigene Annahme für die ihm zugesandten Dokumente
  • Übersicht der wichtigsten Informationen zum Dokument
  • Meldung beim Start des Programms, wieviele Dokumente noch offen sind

Überweisung Kunden-Gutschriften

Kunden-Gutschriften können bei der Mitgliederverwaltung in ADSYS PHDPro z. B. durch Rückerstattung von Mitgliedsbeiträgen sowie im Zusammenhang mit der Abrechnung der Mitgliedsbeiträge mit den Ortsvereinen entstehen. Dieses Zusatzmodul dient dazu, die Zahlungsabwicklung für diese Kunden-Gutschriften in Form vom SEPA-Überweisungen automatisiert durchzuführen.

  • Einfache Erstellung der Überweisungen über Menüeintrag
  • Erfassung wichtiger Daten über die Selektionsmaske, z. B. Buchungdatum oder Bankname
  • Automatische Ermittlung der offenen Gutschriften je gewählten Zeitraums
  • Übersichtliche Darstellung der fälligen Zahlungen in Tabellenform
  • Erstellung einer SEPA-Überweisungs-Datei im XML-Format zur Übermittlung an die eigene Bank
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