Sodys
Verwaltung auf neuem Niveau
Sodys wurde im April 2022 eingeführt und ist ein neu entwickeltes lizenzbasiertes Verwaltungsprogramm, welches schwerpunktmäßig die Bedürfnisse der sozialen Branchen berücksichtigt. Durch das lizenzbasierte System kann Sodys in seiner Basis-Version für jegliche Verwaltungsarbeiten aller Branchen eingesetzt und bei Bedarf mit spezifischen Erweiterungslizenzen ausgestattet werden. Sodys ist daher insbesondere – aber nicht ausschließlich – zur Verwaltung von Freiwilligendienst und Lehrgangs-/Seminarverwaltung geeignet. Von der klassischen Datenpflege und der Möglichkeit der Projektverwaltung inklusive Aufgabensystem, über die Terminplanung mithilfe eines Kalenders bis hin zur Rechnungsstellung bietet Sodys alle Funktionen für die Verwaltungsarbeit.
Durch unsere langjährige Erfahrung mit verschiedenen Institutionen aus dem sozialen Bereich haben wir das notwendige Wissen, um den sehr spezifischen Abläufen und Anforderungen dieser Branche gerecht zu werden. Diese Erfahrung und der enge Kontakt zu unseren Kund*innen spiegeln sich in den Funktionen der Erweiterungslizenzen für Sodys wider. Durch diesen stetigen Austausch können wir Sodys weiter verbessern und dadurch optimal den Bedürfnissen der Anwender*innen anpassen.
Bei Interesse wenden Sie sich an unseren Kundenservice, wir beraten Sie gerne!
Unsere Sodys-Lizenzen
Basis
Die Basis-Lizenzen für Sodys bilden das Herzstück des Programms – ohne die Basis läuft nichts! Neben dem klassischen Erfassen und Verwalten von Daten bietet Sodys eine grundlegende Projektverwaltung inklusive Aufgabensystem, dynamischen E-Mailversand als Einzel- und Serienversand und eine umfassende Kalenderfunktion. Ein Berechtigungssystem für Nutzer*innen rundet das System ab.
- Lauffähigkeit: Lokal, eigenständig gehostet auf einem Terminalserver als Remoteprogramm oder in einer Cloud (eine Cloud-Lösung, die Sodys.Cloud, kann bereitgestellt werden)
- Klassisches Erfassen und Verwalten von Daten
- Darüber hinaus Verwaltung von Beziehungen verschiedener Datensätze untereinander, z. B. Darstellung von Verbandsstrukturen (Zentralstellen und angeschlossene Träger), Tochtergesellschaften und verschiedenen Standorten
- Umfassendes Auswertungssystem für die erfassten Ressourcen/Daten
- Berechtigungssystem anhand von eigenständigen Nutzer*innen und Nutzer*innengruppen
- Erfassen und Verwalten von Projekten und Veranstaltungen
- Aufgabensystem zur Steuerung von zu erledigenden Arbeiten
- Dynamischer E-Mail- und Briefversand (einzeln und blockweise an Gruppen)
- Seriendruckfähigkeit
- E-Mail-Versand direkt aus dem Programm heraus über den eigenen Server (Konfigurationsmöglichkeiten für Versand von eigener Infrastruktur)
- Konfiguration und Ausfüllen von PDF-Dokumenten (einzeln und blockweise)
- Zusammenfassung von mehreren Dokumenten zu Paketen und Erstellung aller enthaltenen Dokumente innerhalb eines Vorgangs (einzeln und blockweise)
- Terminerinnerungsfunktion
- Visuelles Hervorheben von fälligen Aufgaben und Terminen
- Umfassende Kalenderfunktion mit Termin-, Aufgaben- und Projektplanung – anwendbar auch im Team zur gemeinsamen Aufgabenverteilung und Projektkoordination
- und vieles mehr!
Freiwilligendienste
Die Erweiterungslizenz „Freiwilligendienste“ ergänzt die Basislizenz um spezifische Funktionen für den Freiwilligendienst wie die Verwaltung von Dienststellen, Zuordnungen und Seminaren unter Berücksichtigung der spezifischen Rahmenbedingungen, die Erstellung wichtiger Vertragspakete, die Möglichkeit zur Rechnungsstellung sowie der Zeugniserstellung. Außerdem ist Sodys an unser Webportal Freiwillig24 sowie an die Online-Stellensuche engaGO angebunden.
In der Freiwilligendienstelizenz ist die Basislizenz inkludiert.
- Online-Schnittstelle zu Freiwillig24.de
- Automatisierte Anlage notwendiger Arbeitsprozesse mit Terminierung für Bewerbung/Zuordnung und den laufenden Dienst
- Verwaltung von Dienststellen und Zuordnungen
- Zeugnisgenerator
- Berücksichtigung aller wichtigen Rahmenbedingungen, wie Dienstzeiten, verpflichtende Seminartage, Voraussetzungen zum Dienstantritt und Fehlzeitenverwaltung
- Erstellung und Versand von Vertragspaketen
Verwaltung offener Anforderungen, z. B. Eingang notwendiger Unterlagen, wie Zeugnisse oder Visa - Möglichkeit zur Anmahnung fehlender Unterlagen per E-Mail und Brief
- Verwaltung von Seminaren und Kursen
- Integrierte Freiplatzsuche
- Einsatzstellenrechnung
- Taschengeldverwaltung
- Seminarverwaltung inklusive Kosten/Gebühren, Veranstaltungsort, Einzelterminen und Team
- Seminarkostenabrechnung
- Überwachung und Auswertung von (BFD-/FSJ-) Kontingenten
- und vieles mehr!
Ausbildungsverwaltung
Die Lizenz für die Ausbildungsverwaltung bietet die Möglichkeit der Verwaltung von Kursen und Lehrgängen. Dabei bleibt das System anpassungsfähig, sodass eine Vielzahl verschiedener Kursarten abgebildet werden kann. Von der Teilnehmer*innenverwaltung bis zur abschließenden Rechnungsstellung eines Kurses sind alle Schritte berücksichtigt. Auch Honorarkräfte und deren Qualifikationen können mit der Ausbildungsverwaltungslizenz abgebildet werden. Durch die „BG QSEH“-Schnittstelle ist auch die Verwaltung von BG-Lehrgängen möglich.
In der Ausbildungsverwaltungslizenz ist die Basislizenz inkludiert.
- Anlegen und Verwalten von Kursen, Seminaren und Lehrgängen verschiedenster Arten
- Teilnehmer*innenverwaltung
- Erstellung von Einladungen und anderen Serienanschreiben an Teilnehmer*innen und Betreuer*innen einer Veranstaltung
- Verwaltung des Veranstaltungsteams inkl. Leitung und Backup-Leitung
- Erstellung und Ausdruck von Bescheinigungen
- Veranstaltungskalender mit unterschiedlichen Ansichten und Farbcodes
- Verwaltung von Honorarkräften und deren Qualifikationen
- Anbindung an die F24-Kursverwaltung zur Online-Anmeldung zu Kursen
- Erstellung von Rechnungen
- Erstellung von Statistiken über die Kurse
- Berücksichtigung von BG-Vorgaben
- „BG QSEH“-Schnittstelle
- und vieles mehr!
Dokumentcloud
Verschiedene Dokumente einfach und trotzdem datenschutzkonform an Personen oder Institutionen übermitteln? Für diese Problemstellung haben wir unsere Dokumentencloud entwickelt. Sie bietet die Möglichkeit Dokumente wie z. B. Bescheinigungen oder Bestätigungen online zum Download zur Verfügung zu stellen. Der/Die Empfänger*in – z. B. Freiwilligendienstleistende oder Einsatzstellen – findet das entsprechende Dokument anschließend in seinem/ihrem persönlichen Portal zum Download.
Die Dokumentencloud ist eine alleinstehende Erweiterungslizenz.
Hier finden Sie in Kürze eine Übersicht der Funktionen, die die Dokumentcloud Ihnen bietet!
Signaturen
Die Signaturlizenz bietet die Möglichkeit Dokumente digital zu unterschreiben, derzeit wird hier der Standard der einfachen elektronischen Signatur erfüllt. Dabei erhalten die Empfänger*innen des Dokumentes eine E-Mail, über die Sie das zu unterschreibende Dokument im Browser öffnen und dort die elektronische Signatur leisten können. Anschließend wird das unterschriebene Dokument automatisch zu Sodys zurück übertragen – kein lästiges Einscannen und Archivieren mehr notwendig!
Die Signaturfunktion ist eine alleinstehende Erweiterungslizenz.
Hier finden Sie in Kürze eine Übersicht der Funktionen, die die Signaturen Ihnen bieten!